Mengelola Biaya Dengan Memahami Pola Perilaku Biaya

Mengelola biaya, dalam operasional perusahaan, penting. Untuk bisa mengelola biaya secara efektif perlu memahami pola perilaku biaya, yang oleh para akuntan menajamen sering disebut dengan istilah “cost behavior pattern.” 

perilaku biaya (cost behavior) adalah perubahan biaya yang terjadi akibat adanya perubahan pada aktivitas usaha (cost driver).

Bagi mereka yang bekerja di suatu perusahaan, terlebih-lebih sebagai cost accountant atau management accountant, memahami perilaku biaya adalah vital, wajib, kudu.

Pentingnya Memahami Perilaku Biaya

Pada dasarnya:

• Setiap perusahan pasti melakukan “AKTIVITAS” usaha—dalam berbagai jenis, volume dan level.
• Setiap aktivitas usaha SUDAH PASTI mengkonsumsi sumberdaya perusahaan—yang dalam akuntansi disebut “BIAYA” atau “COST” di satu sisi; dan
• Setiap aktivitas usaha DIHARAPKAN akan menghasilkan imbal-balik berupa ‘PENDAPATAN”
• Target utama perusahaan, adalah: LABA = Pendapatan – Biaya

Selanjutnya, untuk mampu bertahan, terlebih-lebih memenangkan persaingan, suatu perusahaan mau tidak mau harus adaptive terhadap perubahan-perubahan kondisi lingkungan bisnis—baik yang diakibatkan oleh faktor internal maupun eksternal. Konkretnya, perusahaan mesti siap melakukan, setidak-tidaknya , perubahan “volume aktivitas usaha”.

Untuk mempermudah pemahaman, mari kita lihat satu contoh kasus.

Contoh Kasus

Anda mengelola salahsatu resto cepat-saji terkenal KFC. Awalnya anda hanya menempati 1 lantai di salah satu gedung di bilangan Mangga Dua dengan sewa Rp 150,000,000 per tahun, mempekerjakan 10 pegawai tetap denga total gaji Rp 30,000,000 per bulan dan 10 pegawai tak tetap dengan upah Rp 20,000,000 per bulan. (Tentunya plus beban-beban lainnya yang tidak perlu saya rinci satu-per-satu)

November 2012 ada sekitar 600 orang yang makan di resto anda. Keefektifan promosi dan pemasaran anda menunjukan bahwa jumlah pelanggan restoran mengalami pertumbuhan sekitar 15% (= 600×15 = 90 orang) setiap bulannya.

Artinya apa? Akan ada peningkatan “PENJUALAN” (revenue), bukan?

Jawabannya: IYA

Tetapi peningkatan revenue saja, tidaklah cukup—yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah peningkatan LABA. Apakah laba akan meningkat?

Jawabannya: MUNGKIN.

Mengapa masih “mungkin” (belum pasti)?

Karena, LABA = REVENUE – BIAYA

Faktanya, peningkatan jumlah pelanggan sekitar 90 orang ini masih harus anda antisipasi dengan cara meningkatkan kapasitas yang memadai, minimal:

• Menambah jumlah produksi ayam goreng
• Menambah jumlah produksi nasi
• Menambah jumlah produksi kentang
• Menambah jumlah produksi minuman

Penambahan jumlah produksi ayam goreng, nasi, kentang dan minuman, tentu akan membuat “volume aktivitas” meningkat.

Nah, pertanyaannya utamanya: Bagaimana cost—yang selama ini telah terjadi—akan BERUBAH, sebagai respon atas perubahan volume aktivitas ini?

Yang kemudian diikuti dengan pertayaan-pertanyaan lain, diantaranya:

• Biaya apa saja yang akan meningkat?
• Berapa peningkatannya?
• Biaya apa saja yang akan tetap?

“Perubahan cost” yang disandingkan dengan “perubahan penjualan (revenue)” akan menghasilkan perubahan “tingkat laba” (profitabilitas). Tanpa mengetahui perubahan biaya, pengelola usaha tidak akan tahu apakah perubahan aktivitas usaha “layak/tak layak” untuk dilakukan atau tidak. Jika layak, maka diteruskan. Jika tidak, mungkin perusahaan perlu mengubah strategi bisnis.

Sebelum masuk ke perilaku biaya (cost behavior), kiranya penting untuk kita tengok terlebih dahulu, apa itu “Aktivitas pemicu biaya” (cost driver)?

Cost Driver: Asal-Muasal Biaya

Secara harfiah “cost driver” = penyetir biaya.

Dalam akuntansi, yang dimaksud dengan “cost driver” adalah: segala jenis aktivitas yang memicu timbulnya biaya. Selanjutnya, ketika aktivitas sudah berlangsung, maka cost driver mempengaruhi naik turunnya biaya atau cost (=perilaku biaya/cost behavior).

Sehingga cost driver bisa dipandang sebagai akar atau pangkal penyebab timbulnya biaya. Nah, jika cost driver adalah pangkal penyebab timbulnya biaya/cost, lalu kapan cost driver muncul pertamakali? Ini penting untuk diketahui.

Cost driver yang dianggap paling fundamental—sekaligus pangkal dari segala aktivitas—menurut akuntansi manajemen, adalah: PERMINTAAN KONSUMEN (customer’s demand cost driver). Argumennya: tanpa permintaan dari konsumen suatu usaha tidak akan beroperasi.

Selanjutnya, cost driver permintaan konsumen inilah yang memicu terjadinya berbagai macam aktivitas—yang nantinya akan menimbulkan biaya/cost—di dalam perusahaan.

Apa saja jenis-jenis cost driver lainnya? Bagaimana “permintaan konsumen” ini memicu timbulnya aktivitas-aktivitas—yang nantinya akan memicu timbulnya biaya-biaya?

Para praktisi dan akademisi mungkin mengelompokan jenis-jenis cost driver dalam berbagai versi, tetapi saya tidak merasa perlu untuk membahasnya satu-per-satu. Bagi saya, yang paling mendasar (dan bagus untuk eksplorasi lebih lanjut), adalah pengelompokan cost driver ke dalam 3 kategori, berikut ini:

1. Cost Driver Struktural (Structural Cost Driver)

Cost driver struktural adalah aktivitas usaha, guna memenuhi permintaan konsumen, yang mempengaruhi biaya dalam tingkatan struktural perusahaan, meliputi: lokasi usaha, skala usaha, bentuk badan usaha, struktur organisasi, teknologi serta infrastruktur yang akan digunakan dalam menjalankan usaha.

Misalnya (masih menggunakan contoh gerai KFC):

Sebelum mendirikan gerai KFC, anda mempelajari permintaan konsumen (masyarakat luas). Berdasarkan analisa permintaan konsumen terhadap makanan cepat saji KFC, anda membuat keputusan-keputusan sehubungan dengan struktur perusahaan yang akan anda dirikan:

• Dimana lokasi gerai anda? Anda memutuskan di daerah Mangga Dua ==> Keputusan ini mempengaruhi biaya sewa tempat usaha gerai KFC yang akan anda dirikan.
• Berapa besar skala gerai KFC yang akan anda dirikan? Sebagai permulaan, anda memutuskan untuk mendirikan restoran KFC yang berkapasitas 200 kursi ==> Keputusan ini mempengaruhi (a) seberapa luas ruangan/gedung yang akan anda gunakan—apakah sewa atau membangun sendiri, sehingga berpengaruh terhadap biaya perolehan gedung; (b) berapa jumlah meja dan kursi yang diperlukan, sehingga berpengaruh terhadap biaya perolehan furniture dan fixture—yang nantinya juga akan berpengaruh terhadap beban penyusutan setiap tahunnya; dan seterusnya.
• Teknologi seperti apa dan dalam kapasitas seberapa besar yang akan anda gunakan? Untuk kitchen anda menggunakan mesin bertenologi Jerman pada kapasitas dan jumlah tertentu. Dan untuk sistim pengendalian anda menggunakan sistim informasi tertentu (termasuk di dalamnya keputusan menggunakan software akuntansi tertentu) ==> Keputusan ini nantinya akan mempengaruhi biaya-biaya sehubungan dengan mesin, peralatan serta sistim informasi yang akan digunakan dalam menjalankan aktivitas usaha—mulai dari perolehan, penyusutan, hingga ke biaya pemeliharaan. Dan yang tak kalah pentingnya, keputusan ini juga akan mempengaruhi kualitas output yang akan dihasilkan, tingkat kepuasan pelanggan serta tingkat efisiensi operasional sehubungan dengan penggunaan teknologi.
• Apa bentuk badan usaha yang akan didirikan? Apakah berupa (a) usaha dagang (UD); (b) Persekutuan (CV); atau (c) Perseroan Terbatas (PT)? Katakanlah anda memutuskan untuk mendirikan PT ==> Keputusan ini akan mempengaruhi biaya legal, biaya dividend, pajak dividend, dan biaya-biaya terkait.
• Bagiaman struktur organisasi yang akan didirikan? Sebagai permulaan anda memutuskan untuk membuat 5 jenis departemen, yaitu (a) Sales dan Marketing; (b) Kitchen; (c) Akuntansi dan Keuangan; (d) Personalia/HRD; dan (e) Teknologi Informasi (TI) ==> Keputusan ini akan mempengaruhi biaya training, biaya gaji, benefit dan bentuk remunerasi lainnya.

2. Cost Driver Organisasional (Organizational Cost Driver)

Cost driver organisasional adalah aktivitas usaha, guna memenuhi permintaan konsumen, yang mempengaruhi biaya pada tingkatan organisasional perusahaan, yang meliputi: tatakelola operasional, keuangan dan adminsitrasi.

Beberapa contoh organizational cost driver di tingkat organizational:

• Jam operasional – Berapa jam akan beroperasi? Normalnya resto mungkin dari pukul 10 pagi hingga 10 malam. ==> Ini akan mempengaruhi besarnya biaya sehubungan dengan operasional perusahaan, misal: biaya listrik, air, gaji/upah pegawai, tingkat penyusutan, maintenance dan lain sebagainya.
• Jenis produk dan layanan yang disediakan – Paket menu apa saja yang disediakan? Apakah melayani pesanan atau tidak? Apakah melayani delivery services? Apakah ada paket-paket event (ulang tahun misalnya)? Apakah ada ‘drive through’? dan lain sebaginya ==> Keputusan ini juga akan memepangruhi biaya-biaya yang akan timbul.
• Supplier dan rekanan (partnership) – Supplier apa saja dan berapa jumlah yang dibutuhkan? Adakah kerjamasama promosi atau cross-promotion dengan pihak lain (travel agent, gerai merchandise, dlsb)? ==> Keputusan ini juga akan mempengaruhi biaya-biaya yang akan timbul.
• Metode/sistim kerja produksi – Dalam contoh kasus ini adalah Kitchen—mulai dari menggoreng daging ayam, membuat soup, menanak nasi, membuat minuman, membuat ice cream, dan produk-produk lainnya. Sistim kerja seperti apa yang akan digunakan di kitchen, bagaimana prosedur kerjanya? ==> Keputusan ini juga akan mempengaruhi biaya yang akan timbul.
• Metode/sistim kerja penjualan/pelayananan konsumen – Bagaimana sistim kerja yang diterapkan di ruang saji saat melayani permintaan konsumen yang makan di restoran? Bagaimana metode kerja melayani konsumen yang beli lalu bawa pulang? Bagimana metode kerja dalam melayani delivery services ==> Keputusan ini juga akan mempengaruhi biaya yang akan timbul.
• Metode/sistim kerja administrasi – Bagaimana prosedur tatakelola pengeluaran dan penerimaan kas, penerimaan barang, pengeluaran barang, penanganan utang/piutang dan aktivitas-aktivitas administrasi lainnya.
• Metode/sistim kerja personalia/HR – Bagaimana prosedur tatakelola pegawai tenaga kerja? Bagimana formasi staffing (berapa pegawai tetap, berapa pegawai tak tetap, outsourcing)? Bagimana sistim rekrutmen dilaksanakan? Bagaimana sistim pengupahan, tunjangan, benefit, bonus dan remunerasi pegawai? Bagaimana sistim libur dan cuti? ? Keputusan-keputusan ini sudah pasti akan mempengaruhi biaya-biaya yang akan timbul.

3. Cost Driver Aktivitas (Activity Cost Driver)

Cost driver aktivitas adalah aktivitas usaha, guna memenuhi permintaan konsumen, yang mempengaruhi biaya pada tingkatan aktivitas yang sangat sepesifik.

Misalnya:

• Di produksi/kitchen – Daging ayam seperti apa/jenis ayam apa yang akan digunakan? Jenis daging bagian mana saja yang digunakan? Bagaiamana caranya membersihkan daging? Bagaimana caranya menggoreng daging? Bumbu apa saja yang digunakan? Bagaimana caranya mencampur bumbu? Bagaimana caranya membuat adonan tepung? Bagaimana caranya memasukan ayam ke oven? Bahan apa saja yang dibutuhkan untuk membuat ice cream? Dan aktivitas-aktivitas yang sifatnya spesifik.
• Di sales/ruang saji – Bagaimana mempersilahkan tamu duduk? Bagaimana caranya mengambil dan mencatat pesanan? Bagaiamana caranya menghidangkan makanan dan minuman? Bagaimana caranya memberikan bill ke konsumen? Bagaimana proses pembayaran di kasir? Dan lain sebagainya.
• Di akuntansi dan administrasi – Bagaimana mengambil kas di kasir lalu menyetorkannya ke bank? Bagaimana menangani perimintaan kas yang lebih dari nominal tertentu? Bagaimana menangani pembayaran yang lewat jatuh tempo, bagaimana melakukan penatatan transaksi tertentu? Dan lain sebagainya.

Setiap aktivitas dari berbagai cost driver (organisasional-structural-aktivitas), setelah perusahaan beroperasi, mengalami perubahan—beradaptasi dengan kondisi operasional perusahaan—dari waktu ke waktu. Dan setiap perubahan pada cost driver akan menimbulkan perubahan pada biaya yang timbul.

Sekalilagi, perubahan biaya sebagai respon terhadap perubahan cost driver inilah yang disebut “PERILAKU BIAYA” (cost behavior). Dan perilaku biaya, pada umumnya, BERPOLA, memiliki kecenderungan tertentu, yang dalam “garfik analisa perilaku biaya” disebut dengan “slop”.

Bagaimana pola (=kecenderungan) nya?

Sebelum masuk ke “cost behavior” saya ingin mengeksplorasi tentang “hirarki biaya”, terlebih dahulu, sehingga pada saat masuk ke pembahasan perlaku biaya (cost behavior) anda sudah memiliki dasar konsep yang cukup.

Hirarki Biaya

Ada 2 macam hirarki biaya yang lumrah digunakan dalam operasional perusahan sesuai dengan jenis usahanya, yaitu:

• Hirarki Biaya Manufaktur
• Hirarki Biaya Customer

Hirarki Biaya Manufaktur

Yang paling terkenal adalah kerangka kerja manufakturnya Cooper dan Kaplan. Menurut kerangka kerja ini, aktivitas—yang berbuntut biaya—di kelompokan ke dalam 4 kategori tingakatan (level):

1. Aktivitas Tingkat Unit (Unit-Level Activity) – Yang masuk dalam kategori tingkat unit adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk tiap unit produk yang diproduksi atau dijual. Beberapa contoh biaya yang timbul pada tingkatan unit, dalam manufaktur, antara lain:

• Biaya bahan baku
• Biaya untuk memasang atau merakit komponen/sparepart
• Biaya penggunaan peralatan operasional
• Beberapa biaya pengemasan
• Komisi penjualan

2. Aktivitas Tingkat-Bundel (Batch-Level Activity) – Produksi dalam bundel (batch) biasanya ditemukan pada manufaktur-manufaktur yang menerapkan sistim penentuan biaya berdasarkan pesanan (Job Order Costing). Dalam hal ini, yang masuk dalam kategori tingkatan bundel (batch) adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk tiap bundel produk yang diproduksi atau terjual. Beberapa contoh biaya yang timbul pada tingkatan bundel, dalam manufaktur, antara lain:

• Biaya untuk memproses pesanan (sales order)
• Biaya untuk menerbitkan dan menelusuri pesanan pekerjaan (WO=work order)
• Biaya untuk setup peralatan produksi
• Biaya untuk memindahkan bundel barang antar stasiun kerja
• Biaya inspeksi (quality control) per bundel produk

3. Aktivitas Tingkat-Produk (Product-Level Activity) – Yang masuk dalam kategori tingkat produk adalah aktivitas-aktivitas yang dapat menyokong beberapa produk berbeda sekaligus. Beberapa contoh biaya yang timbul pada tingkatan produk antara lain:

• Biaya rekayasa dan pengembangan produk
• Biaya pemasaran produk (biaya iklan dan promosi)
• Biaya penyusutan peralatan khusus produksi
• Biaya pemeliharaan peralatan khusus produksi.

4. Aktivitas Tingkat-Fasilitas (Facility-Level Activity) – Yang masuk dalam kategori tingakatan fasilitas adalah aktivitas-aktivitas untuk menjaga kemampuan produksi secara umum. Beberapa contoh biaya yang timbul pada tingkatan fasilitas antara lain:

• Biaya untuk pemeliharaan fasilitas umum di perusahaan (misalnya: pemeliharaan gedung dan lahan parkir)
• Biaya penyusutan untuk peralatan umum (misal: AC, mesin photo copy, komputer kantor, printer, brankas, dlsb)
• Biaya penyusutan furniture dan fixture umum
• Biaya pemeliharaan untuk peralatan dan furniture umum
• Biaya Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)
• Biaya Iklan non produk (misal: iklan lowongan kerja)
• Biaya gaji pegawai kantor

Hirarki Biaya Customer

Hirarki biaya customer biasanya terjadi pada wilayah-wilayah yang lebih banyak berfokus pada customer dibandingkan produksi. Misalnya di perusahaan jasa, perusahaan perdagangan (trading), divisi penjualan di perusahaan manufaktur.

• Aktivitas Tingkat Unit – Aktivitas-aktivitas yang dilakukan per satuan produk yang terjual
• Aktivitas Tingkat Pesanan – Aktivitas-aktivitas yang dilakukan per satu pesanan penjualan
• Aktivitas Tingkat Customer – Aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk memperoleh satu customer baru atau membina hubungan.
• Aktivitas Tingkat Fasilitas – Aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk menjaga kelancaran fungsi bagian marketing.

Jika suatu perusahaan dagang melakukan pembagian segmen pasar, dan ingin melakukan analisa biaya per segmen, maka hirarki biaya customer mereka menjadi sedikit berbeda:

• Aktivitas Tingkat Unit
• Aktivitas Tingkat Pesanan
• Aktivitas Tingkat Customer
• Akiivitas Tingkat Segmen – Aktivitas-aktivitas yang dilakukan khusus per segemen.
• Aktivitas Tingkat Fasilitas

sumber : http://jurnalakuntansikeuangan.com